Umowa najmu lokalu mieszkalnego na czas określony posiada – jak każda umowa – swoje dobre i złe strony. Plusem jest na pewno jej zamknięty okres obowiązywania, po którym – jeśli nie chcemy, umowy takiej z najemcą możemy nie przedłużać lub, jeśli najemca jest porządku, możemy przedłużyć ją na kolejny okres. Ale czy tylko okres umowy zabezpiecza nas przed nieuczciwym najemcą? W PRODOMA – obsługa najmu – mamy dla Was kilka rad, jak sprawić, by umowa najmu na czas określony stała się bezpiecznym i zgodnym z prawem kontraktem.
Przeczytajcie nasz artykuł do końca.
Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwym najemcą?
Przy negocjowaniu umowy najmu nie wystarczy samo ustalenie wysokości stawki czynszu. Doskonale wiemy, że nie wszyscy najemcy są uczciwi. Najem lokali mieszkalnych obciążony jest ryzykiem, ponieważ najemca może:
- przestać uiszczać umówioną kwotę,
- spowoduje szkody w wynajmowanym mieszkaniu,
- spowoduje szkody w mieniu naszych sąsiadów,
- spowoduje szkody w częściach wspólnych budynku.
By zapobiec takiej sytuacji, należy już na etapie negocjowania umowy, ustalić odpowiednie formy zabezpieczenia roszczeń oraz pokrycia powstałych szkód. Wszystkie formy zabezpieczenia muszą być zawarte w umowie najmu na czas określony. Są to między innymi:
- kaucja,
- pisemny lub fotograficzny protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania,
- termin płatności,
- ustalenie kar umownych za nieterminowe płatności,
- zastrzeżenie możliwości wizyty w mieszkaniu,
- sposób i częstotliwość rozliczania mediów,
- polisa OC najemcy.
Należy jednak pamiętać, że umowa najmu na czas określony musi być zgodna z prawem. Podstawy prawne dotyczące umowy najmu mieszkania na czas określony są zawarte w polskim prawie, w szczególności w następujących aktach prawnych, którymi są:
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (wraz ze zmianami)
- Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 725).
Poza tym przed podpisaniem umowy rekomendujemy weryfikację przyszłego lokatora. Można to zrobić przez portal simpl.rent. Tu sprawdzimy dochód, historię kredytową i tożsamość kandydata na najemcę naszego mieszkania. Jeśli weryfikacja okaże się być pomyślna, możemy podpisać umowę, w której nie może zabraknąć najważniejszych elementów zabezpieczających przed ewentualnymi problemami. Oto najważniejsze z nich.
Kaucja – dlaczego ją rekomendujemy?
W PRODOMA – zarządzanie najmem – rekomendujemy, by zawsze kaucję wpisywać do umowy najmu i pobierać podczas wynajmu mieszkania. Dlaczego? Głównie z dwóch powodów:
- Jako zabezpieczenie przed szkodami: jeżeli najemca wyrządzi szkodę w wynajmowanym mieszkaniu, kaucja służy do pokrycia kosztów naprawy.
- Jako zabezpieczenie przed niewywiązaniem się z umowy: jeżeli najemca nie wywiąże się z warunków umowy, na przykład poprzez niepłacenie czynszu w terminie, kaucja służy jako zabezpieczenie nieuregulowanych płatności.
Wysokość kaucji za wynajem mieszkania została określona w ustawie o ochronie praw lokatorów. Dla różnych typów umów, maksymalna wysokość kaucji wynosi:
- zwykła umowa najmu – kaucja może wynosić maksymalnie dwunastokrotność miesięcznego czynszu;
- najem okazjonalny – maksymalnie sześciokrotność miesięcznego czynszu;
- najem instytucjonalny – tu również wynajmujący może żądać maksymalnie sześciokrotności miesięcznego czynszu.
W praktyce właściciele nieruchomości rzadko żądają maksymalnej dopuszczalnej prawem kaucji. W przypadku standardowych nieruchomości kaucja zwykle wynosi jednokrotność czynszu, a w przypadku nieruchomości o wysokim standardzie – dwukrotność czynszu najmu.
Kaucję zazwyczaj właściciele mieszkań pobierają na początku okresu najmu i zwracają ja po jego zakończeniu. Zwrot kaucji następuje jednak pod warunkiem, że najemca wywiązał się ze wszystkich zobowiązań wynikających z umowy.
Rekomendujemy, by najemca wpłacał ją przed wydaniem kluczy, jednocześnie wraz z zapłatą pierwszego czynszu. Gdy potencjalny lokator nie zgadza się na kaucję, powinniśmy odstąpić od podpisania z nim umowy najmu.
Sporządzamy protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania
Protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania to dokument, który jest dowodem potwierdzającym faktyczny stan wyposażenia oraz samej nieruchomości w momencie przekazania jej najemcy. Jest to nieodzowny załącznik każdej umowy najmu, w tym też umowy na czas określony. Prawidłowe wykonanie protokołu zdawczo-odbiorczego eliminuje nieporozumienia, jakie mogą wyniknąć na koniec współpracy z najemcą.
Protokół zdawczo-odbiorczy powinien być sporządzony w formie dokumentowej-pisemnej, która zawiera wszystkie niezbędne informacje, takie jak:
- data,
- miejsce (dres nieruchomości),
- strony umowy (najemca i wynajmujący),
- szczegółowy opis stanu mieszkania i wyposażenia,
- wszelkie istotne uwagi i zastrzeżenia.
Forma dokumentowa zapewnia, że wszystkie szczegóły są dokładnie zapisane i mogą być później sprawdzone. Obie strony podpisują ten dokument, co dodatkowo potwierdza prawdziwość zawartych w nim informacji.
Oprócz pisemnego spisu, powinny w protokole pojawić się zdjęcia. Dokumentacja fotograficzna jest ważnym i niezbędnym elementem, który poświadcza stan lokalu. Na zdjęciach powinny więc znaleźć się:
- wszystkie uszkodzenia, które wpisane są w protokole zdawczo-odbiorczym,
- ogólny stan mieszkania,
- ważne elementy wyposażenia.
Dzięki tym informacjom – w razie niejasności – można będzie udowodnić, czy i w jakim stopniu meble lub inne sprzęty zostały uszkodzone w okresie wynajmu.
Termin płatności czynszu za najem i opłaty za mieszkanie
Termin płatności za najem, a także termin wnoszenia opłat za mieszkanie (woda, czynsz, ciepło, gaz, energia elektryczna) powinny być określone w umowie najmu. Zazwyczaj jest to jedna i ta sama data.
Czynsz powinien być płacony z góry. W przypadku, gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc – za cały czas najmu, a gdy najem ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nieoznaczony – miesięcznie. Zachęcamy, aby termin płatności ustalić np. do 3. dnia każdego miesiąca. Wtedy mamy bowiem więcej czasu na reakcję, gdy okaże się, że jest problem płynnością finansową lokatora.
Jeśli przed wynajęciem lokator nie akceptuje takiego terminu, argumentując na przykład, że pensję otrzymuje do 10. każdego miesiąca, może to świadczyć o jego braku płynności finansowej.
W jaki sposób rozliczamy opłaty za media?
W wynajmowanym mieszkaniu najemca zazwyczaj opłaca czynsz za lokal jak i rachunki za media. Jak rozliczać media z najemcą, by na tym nie stracić?
Niektórzy właściciele scedowują robienie opłat na najemców, co naszym zdaniem nie jest bezpieczne. Właściciel oszczędza swój cenny czas, ale co w przypadku, gdy najemca opłat nie dokonuje? Powstaje zadłużenie, które idzie na konto osoby wynajmującej lokal.
Można też przepisać liczniki na najemcę. Gdy najemca będzie zalegał z płatnościami dostawca energii, wody czy gazu skieruje procedurę windykacyjną przeciw lokatorowi. Jednak niepłacenie rachunków przez lokatora może skutkować zdemontowaniem przez dostawców liczników w celu uniknięcia dalszych strat, a ponowny ich montaż będzie obciążać właściciela lokalu.
Należności może płacić też sam właściciel, a następnie rozliczać się z najemcą na podstawie rachunków. Dzięki temu właściciel kontroluje rozliczenia z dostawcami wody, prądu, gazu itd., ale kredytuje najemcę. Minusem jest też to, że rachunki i rozliczenia przychodzą często z opóźnieniem, bywa że nawet kilkumiesięcznym i bywają bardzo wysokie – mają nadpłatę lub niedopłatę. Najemca może się też w tym czasie wyprowadzić i nie zwrócić kosztów za korzystanie z mediów, na czym traci właściciel. Jak zapobiec tej sytuacji?
W PRODOMA – obsługa najmu – rekomendujemy pobieranie stałych zaliczek od lokatora. Jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie, które pozwala w pełni kontrolować stan rozliczeń z dostawcami. Dodatkowo wynajmujący nie musi kredytować rachunków najemcy. Właściciel jedynie musi regularnie spisywać liczniki oraz kontrolować wzrosty i spadki ceny mediów. Zachęcamy, by właściciele co miesiąc pobierali od lokatorów kilkaset złotych zaliczki na wodę, prąd, ogrzewanie, gaz, a następnie co 6 miesięcy rozliczali zaliczki według zużycia (stan liczników). Pobierając zaliczkę unikniemy sytuacji, w której lokator się wyprowadził, a my otrzymujemy rachunek z dopłatą na 2000 zł za wykorzystane media.
Jakie kary za nieterminowe płatności?
W umowie najmu zawsze należy umieścić zapis o karach i odsetkach za nieterminowe płatności za najem i opłaty za mieszkanie. Warto wiedzieć, że odsetek możemy dochodzić w każdej sytuacji, niezależnie od przyczyny opóźnienia w płatnościach.
Gdy czynsz jest płatny okresowo, istnieje też możliwość zakończenia umowy najmu przez wynajmującego. Dzieje się tak w sytuacji, gdy najemca zwleka z płatnością czynszu za 3 pełne okresy oraz wyznaczony miesięczny termin dodatkowy na uregulowanie zaległości (Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego).
Wizyty w mieszkaniu – zapowiedziane czy nie?
Wynajmowanego mieszkania nie należy pozostawiać bez kontroli. Warto więc w umowie zaznaczyć możliwość wizytacji lokalu. Wizyta właściciela w wynajmowanym mieszkaniu musi być zapowiedziana, a właściciel nie może wejść do wynajmowanego lokalu bez pozwolenia najemcy.
Aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień i kłótni warto zaplanować wizyty właściciela w wynajmowanym mieszkaniu określając w umowie najmu, kiedy będą odbywały się wizyty (np. raz w miesiącu) i z jakim wyprzedzeniem lokator będzie o nich informowany ( informacja telefoniczna tydzień przed wizytą).
Takie postępowanie jest zgodne z art. 222 i 690 kodeksu cywilnego, który mówi, że „właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą. Przeciwko osobie, która narusza własność w inny sposób aniżeli przez pozbawienie właściciela faktycznego władztwa nad rzeczą, przysługuje właścicielowi roszczenie o przywrócenie stanu zgodnego z prawem i o zaniechanie naruszeń.”
Odwiedzając najemcę właściciel mieszkania ma prawo sprawdzić stan techniczny mieszkania, stan jego wyposażenia oraz czy lokal nie jest przedmiotem podnajmu.
Polisa OC najemcy
Właściciel mieszkania może wymagać od najemcy posiadania polisy OC. W umowach najmu coraz częściej pojawia się wymóg wykupienia OC przez lokatora. Warto jednak zauważyć, że w polskim prawie nie ma zapisu, który zmuszałby najemcę do posiadania OC w życiu prywatnym. Jednak taka polisa jest ważna z kilku powodów. Stanowi zabezpieczenie dla najemcy jak i dla właściciela mieszkania. Jest to:
- Zabezpieczenie finansowe: Polisa OC najemcy zabezpiecza finansowo na wypadek szkód, które nieumyślnie najemca wyrządzi osobom trzecim, czyli np. sąsiadom. Chodzi tutaj zarówno o szkody materialne i fizyczne.
- Ochrona interesów obu stron: Takie rozwiązanie dodatkowo zabezpiecza interesy obu stron umowy najmu mieszkania czy domu.
- Ochrona przed nieumyślnymi szkodami: Dzięki polisie OC najemcy, właściciel może uzyskać odszkodowanie za nieumyślne szkody wyrządzone przez najemcę, osoby zamieszkujące wynajmowany lokal i zwierzęta domowe na murach, elementach stałych oraz ruchomościach domowych.
- Zwiększenie szans na zwrot kaucji: Mając OC najemca zwiększa swoje szanse na otrzymanie z powrotem całej wpłaconej kaucji lub w przypadku gdy wyrządzone przez niego szkody są duże, na zwrot większej kwoty lub braku konieczności dopłacania.
Więcej na temat polisy OC najemcy przeczytacie w naszym artykule – Ubezpieczenie mieszkania, dlaczego najemca powinien mieć polisę OC?
Co jeszcze warto zrobić, by zwiększyć bezpieczeństwo umowy najmu?
Umowa najmu na czas określony powinna zawierać dodatkowe informacje w postaci:
- kontaktu awaryjnego do mamy, taty, brata lub innej osoby bliskiej najemcy. Taka informacja ułatwia bowiem kontakt w sytuacjach awaryjnych: awarie instalacji, konieczność naprawy czy konserwacji. Zwiększa również bezpieczeństwo najemcy, a także samej nieruchomości i zapewnia płynność komunikacji z najemcą, np. w sytuacji, gdy telefon lokatora jest niedostępny.
- rodzaju napraw, które najemca powinien wykonać na własny koszt. Tę kwestię reguluje art. 681 Kodeksu Cywilnego. Do drobnych nakładów, które obciążają najemcę lokalu, należą w szczególności:
- drobne naprawy podłóg, drzwi i okien.
- malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych.
- drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody.
W PRODOMA – zarządzanie najmem rekomendujemy sytuację, w której lokator odpowiada za wszelkie szkody mechaniczne, które wyrządził. Natomiast wszelkie naprawy wynikające z naturalnej eksploatacji powinny być na koszt właściciela.
- odpowiedzialność za skradzione lub zniszczone rzeczy lokatora. Właściciel mieszkania nie odpowiada za skradzione lub zniszczone rzeczy najemcy, chyba że dopuścił się rażącego zaniedbania np. niezabezpieczenia drzwi wejściowych, braku konserwacji instalacji sanitarnej, elektrycznej czy wodnej w mieszkaniu co spowodowało szkody. Właściciel może zawrzeć w umowie najmu postanowienie, że nie ponosi odpowiedzialności za skradzione lub zalane rzeczy najemcy. Jednakże taka klauzula musi być jasna i jednoznaczna. W praktyce, najemcy często zabezpieczają się wykupując właśnie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC), które pokrywa szkody spowodowane przez zalanie czy kradzież.
Jakich zapisów nie powinno być w umowie najmu?
Podpisując umowę najmu na czas określony, pamiętajmy że musi ona być zgodna z prawem. Nie może więc zawierać pewnych informacji.
I tak na przykład nie możemy w niej wprowadzić zakazu meldunku w wynajmowanym mieszkaniu. Warto wiedzieć, że lokator mając umowę najmu może zameldować siebie i osoby zamieszkujące z nim – czy nam się to podoba, czy nie. Podstawą do zameldowania jest umowa najmu jako tytuł prawny do danego lokalu. Natomiast meldunek obowiązuje tylko na czas trwania umowy najmu. Poza tym meldunek jest jedynie potwierdzeniem faktu przebywania danej osoby w konkretnym miejscu. Nie ma też wpływu na możliwość wypowiedzenia umowy, czy też na ewentualną eksmisję najemcy. Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma na celu potwierdzenie faktu pobytu osoby w miejscu, w którym się zameldowała (Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego).
Nie można do umowy najmu wpisać informacji o posiadaniu dodatkowych kluczy do mieszkania i zakazie wymiany zamków bez wiedzy właściciela. Właściciel może posiadać awaryjny komplet kluczy do mieszkania, a lokator może wymienić wkładkę bez jego wiedzy. Pamiętajmy, że właściciel mieszkania wynajmując lokal, wyzbywa się na rzecz najemcy uprawnień do korzystania z niego. W praktyce właściciele mieszkań bardzo często pozostawiają sobie komplet kluczy do wynajmowanego mieszkania, aby mieć kontrolę nad lokalem, a także zareagować w przypadku awaryjnej sytuacji. Jednakże wynajmujący nie ma prawa wejść do mieszkania bez zgody najemcy. Sam najemca ma natomiast prawo do wymiany zamków i nie ma obowiązku udostępnienia nowych kluczy właścicielowi. Właściciel nie może natomiast wymienić zamków bez zgody lokatora, ponieważ naraża się na odpowiedzialność karną za utrudnianie w sposób istotny korzystania z lokalu mieszkalnego.
Podstawą prawną są tu następujące przepisy:
- Art. 344 kodeksu cywilnego chroni najemców. Jest naruszeniem posiadania i najemca może wytoczyć przeciwko właścicielowi proces.
- Art. 191 § 1 kodeksu karnego mówi, że notoryczna wymiana zamków przez właściciela pociąga do odpowiedzialności karnej.
- Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego reguluje prawa i obowiązki właścicieli i lokatorów.
Więcej o bezpiecznym najmie przeczytacie na naszej stronie internetowej, w artykule Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie w 2023 roku?. Zapraszamy też do kontaktu z PRODOMA – zarządzanie najmem i skorzystania z naszych usług zewnętrznej obsługi najmu.
