FAQ
Zarządzanie wynajmem mieszkań i lokali użytkowych.
NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące obszernego tematu jakim jest zarządzanie wynajmem mieszkań i lokali użytkowych:
Przy usłudze pośrednictwa najmu, świadczoną zazwyczaj przez biura nieruchomości, pośrednik ds. najmu pomaga wyszukać właścicielowi lokatora, przy czym po podpisanej umowie najmu właściciel samodzielnie obsługuje lokatora (windykuje, rozlicza media, reaguje na zgłoszenia techniczne i jest do dyspozycji lokatora). Usługa zarządzania najmem obejmuje zarówno wyszukanie lokatora, podpisanie umowy najmu jak i dalszą kompleksową obsługę.
Przy usłudze zarządzania najmem interesy właściciela i firmy są wspólne, bo obu stronom zależy na tym, by okres najmu był jak najdłuższy, przelewy za czynsz najmu były zaksięgowane o czasie i, by współpraca z lokatorem była bezkonfliktowa, dlatego Prodoma przykłada dużą wagę do wyboru lokatora na etapie poszukiwań i przedkłada bezpieczeństwo najmu, nad szybkością wynajęcia nieruchomości.
Usługa pośrednictwa najmu jest w szczególności dedykowana właścicielom, którzy na co dzień mieszkają w Warszawie i dysponują czasem, by obsługiwać swojego lokatora w trakcie umowy najmu.
Mamy świadomość, że część właścicieli chce samodzielnie zarządzać swoim mieszkaniem i mieć kontakt ze swoim lokatorem. Dla takich osób przygotowaliśmy ofertę samej pomocy w wyszukaniu lokatora wg naszych rygorystycznych standardów. Szczegóły tej oferty znajdziesz w linku poniżej:
https://prodoma.pl/najem-nieruchomosci/
Tak, naszą ofertę docenisz, jeśli:
a) na co dzień mieszkasz poza Warszawą lub za granicą,
b) jesteś zapracowany, nie ma czasu,
c) nie masz doświadczenia w wynajmie mieszkań i często pewnie nawet nie wiesz od czego zacząć,
d) masz przykre doświadczenia z lokatorami i nie chcesz ich już dłużej obsługiwać,
e) cenisz sobie spokój i chcesz, by mieszkanie było dla Ciebie pasywną inwestycją bez Twojego udziału.
Usługa skierowana jest do wszystkich posiadaczy mieszkań i lokali użytkowych pod wynajem na terenie Warszawy i bliskich okolic, którzy chcą przez najbliższych kilka lat wynajmować swoją nieruchomość.
Naszą usługę świadczymy w całej Warszawie oraz bliskich okolicach. Na chwilę obecną obsługujemy takie miasta jak Radzymin, Marki, Zielonka, Ząbki, Piaseczno, Józefosław, Konstancin – Jeziorna, Jabłonna, Legionowo, Łomianki, Ożarów Mazowiecki, Piastów, Pruszków, Sulejówek.
Mamy również w zarządzaniu domy i chętnie zaopiekujemy się Twoimi domem.
Tak, jeśli mieszkanie, posiada 4 oddzielne pokoje i więcej świadczymy usługę zarządzania najmem na pokoje.
Na chwilę obecną nie świadczymy usługi zarządzanie najmem krótkoterminowym ( airbnb/booking). Wszystkie nasze mieszkania wynajmowane są na okres minimum 12 miesięcy.
Przed podpisaniem umowy warto, abyś wysłał nam na adres mailowy: biuro@prodoma.pl kilka zdjęć swojego mieszkania i podstawowe informacje takie jak: adres, metraż, ilość pokoi, piętro, informacje o miejscu parkingowym.
Dzięki temu, dowiesz się za ile jesteśmy w stanie wynająć Twoje mieszkanie i ile na czysto zostanie w Twojej kieszeni.
Otrzymasz również od nas informacje jak przygotować swoje mieszkanie wraz z wykazem wyposażenia, by Twoje mieszkanie było wynajęte możliwie najkorzystniej dla Ciebie.
Jedyne co trzeba zrobić to:
– zadzwonić pod numer 22 299 20 70 lub napisz do nas: biuro@prodoma.pl lub umów termin bezpłatnej konsultacji https://prodoma.pl/kontakt/ ,
– umówić się na termin podpisania umowy,
– podpisać umowę,
– przekazać nam klucze do nieruchomości.
Już od tego momentu możemy działać i szukać lokatorów.
a) elektroniczny dostęp do mediów (prądu, administracji, gazu), byśmy mogli płacić Twoje rachunki i mieć nad nimi pieczę,
b) świadectwo energetyczne Twojego mieszkania. Jeśli nie posiadasz możesz je zamówić u współpracującego z nami partnera z kodem rabatowym.
Szczegóły znajdziesz na naszej stronie internetowej w zakładce usługi, wybierając świadectwo energetyczne:
https://prodoma.pl/swiadectwo-energetyczne-co-to-jest-i-dlaczego-wlasciciel-mieszkania-pod-wynajem-musi-je-posiadac/
c) skan polisy ubezpieczenia Twojego mieszkania. Jeśli nie posiadasz, w 5 min możesz nabyć online skuteczną i bardzo korzystną cenowo polisę ubezpieczenia mieszkania pod wynajem , przez naszą stronę internetową prodoma.pl, w zakładce usługi, wybierając ubezpieczenia mieszkanie:
https://prodoma.pl/profesjonalne-zarzadzanie-najmem-ubezpiecz-swoje-mieszkanie-na-wynajem/
d) Jeśli masz jeszcze jakieś sprzęty na gwarancji, będą nam potrzebne skany paragonów / faktur, byś nie musiał ponosić kosztów napraw tych sprzętów w trakcie najmu.
Mając te dane, jesteśmy w stanie zarządzać Twoim mieszkaniem bez Twojego udziału.
Nie musisz przyjeżdżać do Warszawy, by współpraca z Prodoma się rozpoczęła. Przygotujemy umowę, którą możesz wysłać nam razem z kluczami kurierem lub możesz podpisać umowę przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w wyrobieniu, którego również pomagamy.
Możemy także opcjonalnie odebrać klucze i mieszkanie od Twojego aktualnego lokatora, podpisać z nim protokół zdawczo – odbiorczy w Twoim imieniu i zrobić zdjęcia, byś wiedział w jakim stanie Twój obecny lokator zostawił mieszkanie. Taka usługa kosztuje u nas 497 zł brutto.
Mając klucze i podpisaną umowę, my już możemy działać, a pozostałe kwestie, takie jak dostępy do mediów, skan polisy ubezpieczeniowej, świadectwo energetyczne w dogodnym dla siebie momencie możesz dosłać nam e-mailem.
Rekomendowany wykaz wyposażenia oraz wskazówki w zakresie przygotowania otrzymasz po kontakcie z nami oraz przesłaniu kilku zdjęć swojego mieszkania, przy czym w dużym skrócie zachęcamy Cię, by w mieszkaniu znalazły się wszystkie meble wielkogabarytowe takie jak: łóżko, szafy, komody, sofa, stół, krzesła, a jednocześnie odradzamy pozostawienie w mieszkaniu małego agd oraz rzeczy drobnych typu telewizor, odkurzacz, żelazko, czajnik, sztućce, szklanki, garnki, pościele, bo te rzeczy w naszej ocenie nie mają wpływu na atrakcyjność Twojego mieszkania, a stanowią wartość i konieczność ich napraw lub wymiany w trakcie najmu, a nam zależy by napraw na Twój koszt było jak najmniej.
Wręcz przeciwnie, jeśli masz podpisaną umowę na internet lub telewizję zachęcamy się do jej rozwiązania, bo umowę na internet / telewizję lokatorzy podpisują na siebie i wybierają sobie odpowiedni dla nich abonament. Coraz częściej nasi lokatorzy mają już podpisaną umowę z dostawcą i chcą ją przenieść do nowego mieszkania.
W naszym standardzie mieszkania wynajmujemy tylko i wyłącznie osobom pracującym o udokumentowanych dochodach, bez zwierząt, niepalącym na okres minimum 12 miesięcy.
Maksymalna ilość osób w danym mieszkaniu to ilość pokoi, co oznacza, że kawalerka jest dla jednej osoby, dwupokojowe mieszkanie dla maksymalnie dwóch osób itd.
Ponadto lokatorzy przechodzą weryfikacje na portalu simpl.rent, na którym weryfikowany jest dochód potencjalnego lokatora, historia kredytowa oraz tożsamość.
Dochód musi być dwukrotnością czynszu najmu z mediami, czyli jak np. mieszkanie z mediami kosztuje 4000 zł, to dochód tego lokatora lub pary, musi przekraczać 8000 zł.
Analiza historii kredytowej w BIK, BIG i innych instytucjach finansowych pozwala dowiedzieć, że Twój potencjalny lokator nie ma np. komornika oraz czy swoje dotychczasowe należności płacił o czasie.
Weryfikacja tożsamości to informacja, czy dowód osobisty, którym posługuje się Twój lokator jest prawdziwy.
Po przeprowadzonej weryfikacji portal wystawia certyfikat najemcy, który do Ciebie trafi razem z podpisaną umowę najmu.
Nasz standard selekcji lokatorów otrzymasz e-mailowo przed podpisaniem umowy o zarządzanie.
Z racji dość rygorystycznej selekcji, którą przechodzą nasi potencjalni najemcy oraz krótkiego czasu w jakim często musimy dopiąć umowę, by lokator nam nie zrezygnował, nie konsultujemy już naszych wyborów, przy czym skan podpisanej umowy ze wszystkimi danymi lokatora oraz jego certyfikatem najemcy z portalu simpl.rent otrzymasz na e-maila.
Media rozliczamy z lokatorem excelem raz na 6 miesięcy. Gdy Twój lokator się wprowadzi spiszemy liczniki wody, prądu, gazu, ogrzewania, a po 6 miesiącach zrobimy to ponownie i rozliczymy całkowite zużycie tych mediów, za które lokator płaci, niezależnie jakie zaliczki przyjmuje administracja.
Przez cały okres trwania umowy najmu lokator płaci co miesiąc uśrednioną przez nas zaliczkę na te wszystkie media.
Ten sposób pozwala rozliczyć media z całkowitego zużycia nie czekając, aż zrobi to administracja. Ponadto często okres, w którym mieszka lokator nie pokrywa się z okresem, w którym administracja dokonuje rozliczenia lub rozliczenie dociera po wyprowadzce lokatora i rozliczeniu kaucji.
W Prodoma nie przepisujemy liczników na lokatorów, więc nie musisz nic zmieniać, wszelkie umowy są na Ciebie.
By móc na bieżąco opłacać rachunki będziemy od Ciebie potrzebować elektronicznego dostępu, czyli loginu i hasła do administracji, prądu, gazu. Mając te dostępy logujemy się raz w miesiącu, zerujemy Tobie konto, a ty w każdej chwili możesz sprawdzić, czy Twoje rachunki są płacone o czasie.
Jeśli jeszcze nie masz elektronicznego dostępu do administracji, prądu, gazu zachęcamy byś o nie wystąpił lub pomożemy Ci w ich wyrobieniu.
Kaucja przez cały okres trwania umowy najmu zdeponowana jest na koncie właściciela. Prodoma przeleje ją Tobie niezwłocznie tuż po jej otrzymaniu od lokatora. Wysokości kaucji to równowartość jednego czynszu najmu z mediami. Przy mieszkaniach premium pobieramy dwumiesięczną kaucję.
Prodoma podpisuję umowę najmu z lokatorem w imieniu właściciela, w oparciu o pełnomocnictwo, które jest podpisywane razem z umową o zarządzanie. Stroną umowy jest właściciel reprezentowany przez Prodoma i lokator. Po podpisaniu umowy najmu otrzymasz skan podpisanych dokumentów ze wszystkimi danymi lokatora.
Możesz w każdej chwili zrezygnować z naszej usługi zachowując jedynie miesięczny okres wypowiedzenia. Umowa z nami jest całkowicie elastyczna. Przy czym, umowy najmu, które zawieramy z lokatorami w Twoim imieniu są podpisywane na czas określony 12 miesięcy i trwają bez względu na nasz okres współpracy.
Tak, z żadnym problemem nie zostawiamy naszych klientów samych i mamy opracowane zasady obsługi takiego procesu. Bardzo rzadko zdarzają się takie sytuacje, dzięki skrupulatnie przeprowadzonej weryfikacji lokatorów spóźnienia zazwyczaj mają charakter kilkudniowy.
W praktyce, jeśli nasz lokator traci płynności finansową, np.: traci pracę lub rozstaje się ze swoim partnerem, zazwyczaj pomagamy znaleźć mu tańsze mieszkanie, a w tym czasie szukamy nowych najemców na jego miejsce.
Jesteśmy również przygotowani na windykację należności na drodze postępowania sądowego, przy czym w praktyce lokatorzy dążą do polubownego rozwiązania tej trudnej sytuacji.
Zniszczenia mieszkań i nie płacony czynsz najmu są dwiema największymi obawami właścicieli mieszkań pod wynajem. Aby minimalizować ryzyko wystąpienia takich zdarzeń, rekomendujemy zastosowanie się do poniższych zaleceń:
a) Odpowiednie przygotowanie mieszkania. W Prodoma zachęcamy naszych klientów do zabrania z mieszkania wszystkiego co w naszej ocenie nie wpływa na wycenę czynszu najmu, ani atrakcyjność mieszkania, a stanowi wartość. Między innymi rekomendujemy zabranie telewizora, sprzętu rtv, odkurzacza, żelazka, czajnika, wartościowych obrazów i wszystkich wolnostojących mebli o dużej wartości.
Zachęcamy też do zabezpieczenia newralgicznych miejsc poprzez np. położenie dywaników na podłodze drewnianej oraz w miejscu, gdzie znajduję się biurko oraz zakup wodoodpornego pokrowca na materac. W łazience przy wannie warto zainstalować parawan nawannowy, by woda z łazienki nie wydostawała się na zewnątrz.
Usunięcie z mieszkania rzeczy wartościowych w połączeniu z zabezpieczeniem elementów newralgicznych, znacząco obniża Twoje potencjalne ryzyko szkód.
b) Wybór najemców – jeśli w Twoim mieszkaniu nie będzie zwierząt, dzieci, osób palących, a ilość osób będzie adekwatna do ilości pomieszczeń, amortyzacja Twojego mieszkania będzie na niskim poziomie, a prawdopodobieństwo zniszczeń będzie znacznie mniejsze.
c) Wykupienie Ubezpieczenie OC najemcy i dla Ciebie. Twój lokator będzie ubezpieczony na 100 000 zł od szkód wyrządzonych w mieszkaniu nieumyślnie, bo tego wymagamy, więc zbite lustro, okno, kuchenka indukcyjna i wszelkie inne szkody, wyrządzone nieumyślnie pokryjemy z tego ubezpieczenia. Jednocześnie Ciebie jako właściciela zachęcamy do ubezpieczenia swojego mieszkania, które przede wszystkim uchroni od większych zdarzeń.
d) Dostosowanie Kaucji do standardu mieszkania. Przy mieszkaniach w standardzie IKEA pobieramy kaucję 1-miesięczną, przy wyższym standardzie pobieramy kaucję 2-miesięczną, dzięki czemu ponadnormatywne zużycie mieszkania, którego nie pokryje oc najemcy, będzie pokryte z kaucji Twojego lokatora.
e) Zawarcie dobrze przygotowanej umowy najmu wraz z protokołem zdawczo – odbiorczym w formie zdjęć. Porządnie sporządzona umowa najmu oraz zdjęcia każdego elementu w Twoim mieszkaniu pozwalają nam w łatwy sposób wykazać lokatorowi stan mieszkania z dnia wprowadzenia i możliwość rozliczenia ewentualnych należności z lokatorem ponadnormatywnego zużycia.
f ) Przeprowadzanie Kontroli mieszkania. Twoje mieszkanie będzie odwiedzane przez pracownika Prodoma. Podczas takich wizyt sprawdzamy newralgiczne elementy mieszkania w oparciu o naszą checklistę, co również znacząco zmniejsza prawdopodobieństwo większych zniszczeń, bo wyłapiemy je na wczesnym etapie i zareagujemy.
Wszystkie awarie lokator zgłasza nam jako firmie, a nie Tobie jako właścicielowi i usunięcie tych awarii jest po naszej stronie, od tego jesteśmy.
Jeśli sprzęt jest jeszcze na gwarancji, kontaktujemy się serwisem gwarancyjnym producenta, a Ciebie prosimy jedynie o skan paragonu lub faktury (o takie rzeczy prosimy już na etapie podpisania umowy o zarządzanie).
Jeśli sprzęt jest już po gwarancji naprawy dokonujemy przy współpracy z naszymi serwisem technicznym. Na stałe współpracujemy z elektrykami, hydraulikami, złotą rączką, serwisem agd, a także ekipą remontową i w zasadzie wszelkie problemy techniczne jesteśmy w stanie szybko i efektywnie rozwiązać.
Wszelkie uszkodzenia mechaniczne są na koszt lokatora ( zbite lustro, zbita płyta grzewcza, dziury w ścianach) naprawy wynikające z naturalnej eksploatacji ( sprzęty AGD, elektryka, hydraulika itp.) są po Twojej stronie. Kwotę tych napraw odejmujemy od kolejnego czynszu najmu. Fakturę od serwisanta otrzymasz na e-maila.
Gdy naprawa sprzętu jest już nieopłacalna, uzgadniamy z Tobą budżet i kupujemy nowy sprzęt.
Średni czas poszukiwań najemcy to 1 – 1.5 miesiąc. Tyle mniej więcej czasu potrzebujemy, by znaleźć odpowiedniego lokatora, który spełni wszystkie nasze kryteria oraz przejdzie pozytywnie weryfikację na portalu simpl.rent, który weryfikuje dochód, historię kredytową oraz tożsamość lokatora.
Umowy z lokatorem podpisujemy na czas określony na okres 12 miesięcy. Po tym okresie przedłużamy o kolejne 12 miesięcy itd.
Na ok. 2 miesiące przed kończącą się umową, czyli raz w roku kontaktujemy się z Tobą, by przedstawić propozycję kwoty najmu na kolejny rok i po Twojej akceptacji, przedstawiamy propozycję lokatorowi, także raz w roku ustalamy warunki najmu na najbliższy rok.
Kończąca się umowa najmu jest też dobrym momentem, by się zastanowić, czy nie masz innych planów związanych z mieszkaniem np. sprzedaż lub chęć samodzielnego zamieszkania, bo trzeba pamiętać, że umowa na czas określony zabezpiecza obie strony, ty masz pewność, że masz lokatora przez najbliższy rok, a Twój lokator ma pewność, że będzie miał gdzie mieszkać przez ten okres.